Privacy statement Alkmaars Senioren Symfonie Orkest (ASSO)
Alkmaars Senioren Symfonie Orkest (ASSO) verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door het ASSO.
Wat zijn persoonsgegevens?
Er zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres.. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld je adres of e-mailadres. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.
Van wie verwerkt het ASSO persoonsgegevens?
Het ASSO verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:
• Dirigent en leden van het ASSO
• Gastspelers bij het ASSO
• Mensen die interesse tonen in een lidmaatschap bij het ASSO of ooit een lidmaatschap hebben gehad
• Mensen waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad (zoals vrijwilligers, solisten, donateurs)
Het ASSO verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:
• Dirigent en leden van het ASSO
• Gastspelers bij het ASSO
• Mensen die interesse tonen in een lidmaatschap bij het ASSO of ooit een lidmaatschap hebben gehad
• Mensen waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad (zoals vrijwilligers, solisten, donateurs)
Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
Het bestuur cq de gegevensbeheerders van het ASSO te weten de secretaris en de penningmeester, verwerken persoonsgegevens in de administratie en van de vereniging. De bibliothecaris maakt op verzoek van het bestuur gebruik van een beperkt deel van deze gegevens.
Het bestuur cq de gegevensbeheerders van het ASSO te weten de secretaris en de penningmeester, verwerken persoonsgegevens in de administratie en van de vereniging. De bibliothecaris maakt op verzoek van het bestuur gebruik van een beperkt deel van deze gegevens.
Waarvoor verwerkt het ASSO persoonsgegevens?
Als je lid wilt worden van het ASSO of bij ons gastspeler of solist bent of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van je gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven als lid, je voorzien van de huiswerkmails of nieuwsbrieven en bijvoorbeeld muziekpartijen versturen.
Als je lid wilt worden van het ASSO of bij ons gastspeler of solist bent of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van je gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven als lid, je voorzien van de huiswerkmails of nieuwsbrieven en bijvoorbeeld muziekpartijen versturen.
Als je eenmaal lid of relatie van het ASSO bent, dan willen we je goed van dienst zijn. Wij gebruiken je naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met je te onderhouden en je te informeren over lidmaatschap gerelateerde zaken, maar ook als je een vraag stelt, verwerken wij je gegevens om je zo goed mogelijk te kunnen helpen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan vragen over de contributie of repetities.
Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor promotiedoeleinden. Bijvoorbeeld om je via de Nieuwsbrief te informeren over concerten of speciale evenementen. Wil je niet benaderd worden door een bepaald organisatieonderdeel? Dan kun je dit aangeven bij de secretaris van de vereniging. Dit geldt niet voor de huiswerkmail voor leden en gastspelers, welke nodig is om de repetities zo goed mogelijk te laten verlopen. Foto’s en video’s mogen alleen gebruikt worden voor promotiedoeleinden o.a. op de website en het programmaboekje. Indien leden een redelijk bezwaar hebben tegen publicatie van hun portret voor publicitaire doeleinden, kunnen zij bezwaar maken bij het bestuur.
Daarnaast is het voor het bestuur mogelijk oud-leden te informeren over bijvoorbeeld een reünie of jubileum. Oud-leden kunnen op het moment van uitschrijving als lid toestemming geven aan het bestuur of gegevensbeheerder om hun persoonsgegevens te bewaren. Oud-leden zijn zelf verantwoordelijk voor het doorgeven van wijzigingen in de door hen verstrekte persoonsgegevens.
Van de leden, oud-leden en invallers worden de volgende gegevens bewaard: (voor)naam, adres, mailadres, (mobiele) telefoonnummer(s). Daarnaast wordt bijgehouden welk instrument het lid bespeelt en de duur van het lidmaatschap. Van de relaties worden de volgende gegevens bewaard: (voor)naam , mailadres en(Mobiele) telefoonnummer.
Verwerkt het ASSO ook bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras.
Het ASSO verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens.
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras.
Het ASSO verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens.
Hoe gaat het ASSO met mijn persoonsgegevens om?
De persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn, verwerkt.
De persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn, verwerkt.
Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?
Je kunt uiteraard zelf bij je persoonsgegevens. Actieve leden kunnen alle gegevens met betrekking tot hun lidmaatschap met het ASSO op de in gebruik zijnde ledenlijst inzien. Deze lijst wordt minimaal 2 maal per jaar geactualiseerd en aan de leden verzonden.
Je kunt uiteraard zelf bij je persoonsgegevens. Actieve leden kunnen alle gegevens met betrekking tot hun lidmaatschap met het ASSO op de in gebruik zijnde ledenlijst inzien. Deze lijst wordt minimaal 2 maal per jaar geactualiseerd en aan de leden verzonden.
Daarnaast kunnen actieve leden elkaars (mail)adres en telefoonnummer zien (tenzij je aangegeven hebt dat deze gegevens geheim zijn). Dat kan handig zijn voor het maken van onderlinge afspraken. Een verzoek om het aanpassen van gegevens kan worden ingediend bij secretaris het bestuur.
Persoonsgegevens van overige relaties, oud-leden en invallers zijn alleen inzichtelijk voor het bestuur.
Persoonsgegevens van overige relaties, oud-leden en invallers zijn alleen inzichtelijk voor het bestuur.
Uitwisseling van persoonsgegevens binnen het ASSO
Willen wij gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren? Dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat. Bijvoorbeeld als je je inschrijft voor een evenement en daarvoor contactgegevens direct uit de ledenadministratie worden opgehaald.
Ook kunnen gegevens uitgewisseld worden binnen het ASSO als daar expliciet toestemming voor is gegeven. Bijv. een verhuisbericht van een oud-lid wat gedeeld mag worden met actieve leden.
Willen wij gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren? Dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat. Bijvoorbeeld als je je inschrijft voor een evenement en daarvoor contactgegevens direct uit de ledenadministratie worden opgehaald.
Ook kunnen gegevens uitgewisseld worden binnen het ASSO als daar expliciet toestemming voor is gegeven. Bijv. een verhuisbericht van een oud-lid wat gedeeld mag worden met actieve leden.
Hoelang worden mijn gegevens bewaard?
Gegevens gerelateerd aan je lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard, tenzij je hebt aangegeven dat de eerder opgeslagen gegevens mogen worden bewaard.
Als vereniging zijn we wettelijk verplicht om de financiële administratie 7 jaar te bewaren.
Gegevens gerelateerd aan je lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard, tenzij je hebt aangegeven dat de eerder opgeslagen gegevens mogen worden bewaard.
Als vereniging zijn we wettelijk verplicht om de financiële administratie 7 jaar te bewaren.
Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?
Bij de verwerking van persoonsgegevens is het ASSO gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.
Bij de verwerking van persoonsgegevens is het ASSO gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.
Kan ik zien welke gegevens het ASSO van mij verwerkt?
De persoonsgegevens op de ledenlijst is een weerslag van de gegevens in de ledenadministratie en is voor ieder lid inzichtelijk. De portretafbeeldingen op de website zijn voor iedereen toegankelijk.
De persoonsgegevens op de ledenlijst is een weerslag van de gegevens in de ledenadministratie en is voor ieder lid inzichtelijk. De portretafbeeldingen op de website zijn voor iedereen toegankelijk.
Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door het ASSO kun je terecht bij de voorzitter of secretaris van het bestuur van het ASSO.
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door het ASSO kun je terecht bij de voorzitter of secretaris van het bestuur van het ASSO.
Procedure datalekken
Een datalek is een inbreuk op de beveiliging die leidt tot vernietiging van gegevens. Indien er sprake is van een datalek dat risico’s inhoudt voor de rechten van betrokkenen, zal de gegevensbeheerder dit melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Indien het datalek een groot risico inhoudt voor betrokkene(n) zal dit eveneens aan betrokkene(n) worden gemeld.
Een datalek is een inbreuk op de beveiliging die leidt tot vernietiging van gegevens. Indien er sprake is van een datalek dat risico’s inhoudt voor de rechten van betrokkenen, zal de gegevensbeheerder dit melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Indien het datalek een groot risico inhoudt voor betrokkene(n) zal dit eveneens aan betrokkene(n) worden gemeld.
Wijzigingen privacy beleid
Het ASSO behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy beleid. Het bestuur verplicht zich de leden over eventuele veranderingen te informeren.
Het ASSO behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy beleid. Het bestuur verplicht zich de leden over eventuele veranderingen te informeren.
Versie 12-07-18
